Politique de protection des données

1. Responsable du traitement

Martin Adrian Sigg Einsiedlerstrasse 100 8810 Horgen Suisse

IDE : CHE-195.558.666 E-mail : info@etagia.ch

La présente politique de protection des données décrit comment nous traitons les données personnelles. Elle se fonde sur la loi fédérale suisse sur la protection des données (LPD) et sur l’ordonnance sur la protection des données (OPDo).

2. Deux rôles — à noter

Nous traitons des données personnelles dans deux rôles différents :

En tant que responsable du traitement, nous traitons des données à nos propres fins : visite de notre site web, prise de contact, exécution des contrats avec nos clientes, facturation et sécurité de l’exploitation. La présente politique de protection des données s’applique à ces traitements.

En tant que sous-traitant, nous traitons des données que les communautés de propriétaires par étages saisissent dans la plateforme — notamment des données de copropriétaires, de locataires et d’entreprises artisanales. La communauté concernée en est responsable. Si vous êtes copropriétaire ou locataire et souhaitez obtenir des renseignements sur vos données, veuillez vous adresser à l’administration de votre communauté. Ce traitement se fonde sur notre contrat de sous-traitance.

3. Données que nous traitons

3.1 Lors de la visite du site web Données de journal du serveur : adresse IP (tronquée), date et heure, page consultée, code d’état, volume de données transmis, type de navigateur et système d’exploitation. Ces données servent à l’exploitation sûre et à la recherche d’erreurs.

3.2 Lors d’une prise de contact Nom, adresse e-mail, le cas échéant numéro de téléphone et votre message.

3.3 Sur la liste d’attente Tant que les inscriptions sont fermées, vous pouvez vous inscrire sur notre liste d’attente. Nous enregistrons à cet effet votre adresse e-mail, la langue dans laquelle vous vous êtes inscrit et le moment de l’inscription. Nous utilisons ces données exclusivement pour vous informer dès que l’inscription sera ouverte ; nous vous confirmons votre inscription par e-mail. Ce traitement repose sur votre consentement. Vous pouvez le révoquer à tout moment en répondant à l’e-mail de confirmation ou en nous contactant à l’adresse indiquée au ch. 1 ; nous supprimons alors votre inscription.

3.4 Lors de l’inscription et de l’exécution du contrat Nom et coordonnées de la personne qui procède à l’inscription, désignation et adresse de la communauté des propriétaires par étages, le cas échéant numéro de parcelle, nombre d’unités, données de facturation et de paiement. Nous utilisons également l’adresse de l’immeuble pour détecter les inscriptions multiples d’une même communauté ; c’est toujours un être humain qui décide d’une concordance.

Lorsqu’une personne accepte les CG et le contrat de sous-traitance pour une communauté, nous consignons, à titre de preuve de la conclusion du contrat : le nom et l’adresse e-mail de la personne qui accepte, la version acceptée, le moment, la langue de la version affichée et l’occasion. Lorsque nous annonçons une modification de ces contrats, nous consignons les destinataires, le moment et si la communication a été distribuée.

3.5 Lors de l’utilisation de la plateforme Compte d’utilisateur, rôles et autorisations, heures de connexion, journaux d’accès. Nous traitons ces données pour assurer l’exploitation et élucider les abus.

4. Finalités et justification

Nous traitons des données personnelles pour :

• mettre à disposition notre site web et l’exploiter en toute sécurité
• répondre aux demandes
• préparer, conclure et exécuter des contrats et prouver leur conclusion
• établir des factures et faire valoir des créances
• améliorer notre plateforme et remédier aux dysfonctionnements
• remplir des obligations légales, notamment des obligations de conservation

Le traitement repose sur l’exécution du contrat, sur des obligations légales ou sur notre intérêt prépondérant à une exploitation sûre et économique de notre offre. Lorsque nous recueillons un consentement, vous pouvez le révoquer à tout moment pour l’avenir.

5. Cookies et mesure d’audience

5.1 Nous utilisons des cookies techniquement nécessaires, indispensables à la connexion et à la gestion des sessions. Sans eux, la plateforme ne fonctionne pas.

5.2 Pour mesurer l’audience, nous utilisons une solution d’analyse respectueuse de la protection des données, que nous exploitons nous-mêmes. Elle ne dépose aucun cookie, n’utilise aucun identifiant multi-appareils et n’enregistre aucune adresse IP complète. L’évaluation a lieu exclusivement sous forme agrégée ; il n’est pas possible d’en tirer des conclusions sur des personnes individuelles. Les données ne quittent pas notre infrastructure.

5.3 Nous n’utilisons ni traceurs publicitaires ni services d’analyse de tiers.

6. Communication à des tiers

6.1 Nous ne communiquons des données personnelles que dans la mesure où cela est nécessaire à l’exécution du contrat, où vous y avez consenti ou où nous y sommes légalement tenus.

6.2 Nous collaborons avec les prestataires suivants :

6.3 Tous les prestataires sont contractuellement tenus à la confidentialité et au respect de la protection des données.

6.4 Le traitement a lieu en Suisse. Si une communication à l’étranger devait devenir nécessaire à l’avenir, elle n’aurait lieu que vers des États offrant une protection adéquate des données ou sur la base de garanties appropriées selon l’art. 16 LPD.

7. Durée de conservation

• Données de journal du serveur : 90 jours
• Demandes de contact : 24 mois après la clôture de leur traitement
• Inscriptions sur la liste d’attente : jusqu’à ce que nous vous ayons informé de l’ouverture des inscriptions, au plus 24 mois
• Inscriptions dont l’adresse e-mail n’a pas été confirmée : 14 jours
• Données contractuelles et d’utilisation : pendant la durée du contrat et ensuite jusqu’à leur suppression à la demande de la cliente (ch. 8.3 des CG et ch. 9 du contrat de sous-traitance)
• Preuve de l’acceptation du contrat (nom et adresse e-mail de la personne qui accepte, version acceptée, moment, langue, occasion) : 10 ans après la fin du contrat, même si le compte d’utilisateur ou la communauté est supprimé auparavant
• Communications relatives aux modifications de contrat (destinataires, moment, distribution) : 10 ans après la fin du contrat
• Justificatifs relatifs à une demande de reprise de l’administration d’une communauté : les fichiers 90 jours après la clôture de la procédure ; le nom et la taille des fichiers sont conservés à titre de journal
• Pièces comptables : 10 ans selon l’art. 958f CO

Ensuite, les données sont supprimées ou anonymisées.

8. Sécurité des données

Nous prenons des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données : transmission chiffrée, stockage chiffré, contrôle d’accès basé sur les rôles, accès administratif journalisé, sauvegardes régulières et installation rapide des mises à jour de sécurité. Personne ne peut garantir une sécurité absolue lors de la transmission de données par Internet.

9. Vos droits

Vous avez le droit :

• de demander des renseignements sur les données personnelles que nous traitons (art. 25 LPD)
• de faire rectifier des données inexactes (art. 32 LPD)
• de demander l’effacement ou la limitation du traitement
• d’obtenir la remise de vos données dans un format électronique courant (art. 28 LPD)
• de vous opposer à un traitement et de révoquer un consentement

Adressez votre demande à l’adresse indiquée au ch. 1. Nous pouvons exiger une preuve d’identité. Les renseignements sont en principe gratuits.

Vous pouvez en outre déposer une réclamation auprès du Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT, edoeb.admin.ch).

10. Pas de décision individuelle automatisée

Nous ne prenons aucune décision ayant des effets juridiques ou vous affectant de manière significative qui repose exclusivement sur un traitement automatisé. Les calculs générés par la plateforme sont des propositions sur lesquelles des êtres humains décident toujours.

11. Modifications

Nous pouvons adapter la présente politique de protection des données à tout moment. La version publiée sur etagia.ch fait foi.