Übergabe-Checkliste für den Verwaltungswechsel
Veröffentlicht am 18.09.2026 · 2 Min. Lesezeit
Die Liste unten führt durch die Übergabe in drei Phasen: vor der Versammlung, bei der Übergabe selbst, und im ersten Monat danach. Sie ist zum Abhaken gemacht und steht auch als Datei zum Ausdrucken bereit, damit sie an der Versammlung auf dem Tisch liegen kann.
Wozu eine Liste
Eine Übergabe scheitert selten an einer schwierigen Frage. Sie scheitert an einer einfachen, die niemand gestellt hat: auf welchen Tag der Bestand festgehalten wurde, wer den Dauerauftrag aufgehoben hat, wo der Versicherungsvertrag liegt. Eine Liste beantwortet solche Fragen im Voraus, weil sie sie überhaupt stellt.
Sie ist deshalb nach dem Zeitpunkt geordnet, an dem etwas zu tun ist, und nicht nach Thema. Wer sie in dieser Reihenfolge abarbeitet, verliert keine Frist und sieht an jedem Punkt, ob er noch vor oder schon nach der Versammlung steht.
Wie Sie sie benutzen
Nehmen Sie die Liste an die Versammlung mit und gehen Sie die erste Phase dort gemeinsam durch: sie enthält die Punkte, die einen Beschluss brauchen. Die zweite Phase ist die Übergabe selbst; sie gehört ins Protokoll, das beide Seiten unterschreiben. Die dritte Phase ist Ihre eigene — sie richtet ein, was danach jedes Jahr wieder gebraucht wird.
Zwei Punkte der letzten Phase sind wichtiger, als sie aussehen: die beiden, die dafür sorgen, dass die Gemeinschaft nicht an einer einzigen Person hängt. Überspringen Sie sie nicht, weil im ersten Monat noch alles von selbst läuft. Sie sind der Unterschied zwischen einer Selbstverwaltung, die den nächsten Wechsel übersteht, und einer, die selbst einer wird.
Was die Liste nicht entscheidet
Die Liste sagt, was zu tun ist, nicht wie Ihre Gemeinschaft es zu regeln hat. Fristen, Mehrheiten und Zuständigkeiten stehen im Reglement Ihrer Gemeinschaft und im Verwaltungsvertrag. Wo ein Punkt einen Beschluss braucht, sagt die Liste das — welche Mehrheit dieser Beschluss verlangt, sagt sie nicht.
Vor der Versammlung
- Die Kündigung schriftlich bestätigen und festhalten, auf welchen Tag das Mandat endet.
- Die Versammlung einberufen und die Wahl der Verwaltung als eigenen Punkt auf die Tagesordnung setzen.
- Festlegen, welche Aufgaben die Gemeinschaft künftig selbst übernimmt und welche sie vergibt.
- Von der bisherigen Verwaltung die Herausgabe aller Unterlagen verlangen und eine Liste davon erstellen.
Bei der Übergabe
- Ein Übergabeprotokoll mit Datum und den Unterschriften beider Seiten erstellen.
- Die Zeichnungsberechtigung auf die gewählten Personen umstellen und die bisherige ausdrücklich entziehen.
- Prüfen, auf welchen Namen die Konten lauten, und den Kontoinhaber auf die Gemeinschaft berichtigen lassen.
- Den Zahlungsverkehr übernehmen: Daueraufträge, Belastungsermächtigungen und die Adresse für Rechnungen.
- Verträge, Versicherungen und Zählerstände übernehmen und jede Gegenseite über den Wechsel informieren.
- Offene Rechnungen, ausstehende Beiträge und den Stand des Erneuerungsfonds abgleichen und festhalten.
Im ersten Monat danach
- Die Eröffnungsbestände aller Konten auf den Tag der Übergabe erfassen.
- Budget und Beiträge für das laufende Rechnungsjahr beschliessen und in Rechnung stellen.
- Einer zweiten Person Zugang und eine eigene Rolle geben, vom ersten Tag an.
- Das Amt jährlich an der Versammlung bestätigen und im Protokoll festhalten.